Vigilância no trabalho busca evitar improdutividade

Gravações em vídeo e monitoramento de telefone, e-mails e usos de software estão entre as estratégias usadas pelas empresas

A vigilância nos ambientes corporativos nasce da preocupação dos empregadores em garantir que os funcionários utilizem as horas de trabalho para cumprir suas atividades específicas. Entretanto, quais são os limites dessa ação e como conviver com isso no dia a dia?

Empresas aumentam a vigilância para evitar a improdutividade

A advogada do escritório Manhães Moreira Advogados Associados Simone Varanelli Lopes lembra que o empregado deve ter em mente que as empresas têm a possibilidade de controlar. “O que deve ser analisado são os direitos de cada um. Esse é o maior desafio.”

Reginah Araújo, diretora da Escola de Executivos e Negócios Master Mind, no Rio de Janeiro, afirma que a vigilância não incomoda profissionais que estão empenhados em fazer um bom trabalho. Segundo ela, o alvo são aqueles que se dispersam e gastam muito tempo com comentários, reclamações ou fofocas. “Isso se transforma em improdutividade. Se você está concentrado em seu trabalho e tem como foco a qualidade do serviço, o monitoramento não incomoda e até chega um momento que você sequer percebe.”

Na opinião de Reginah, nem todos os funcionários possuem a responsabilidade como prioridade em sua vida. “Alguns pagam pela falta de comprometimento de muitos.”

Segundo a especialista, algumas pessoas desperdiçam uma boa parte do seu tempo no trabalho nas redes sociais, no Messenger, Twitter, Orkut, e-mails com mensagens e correntes, entre outros. “Imagine se você desperdiça meia hora a 40 minutos do seu tempo por dia. São 15 horas ao mês. Se você tem um salário de R$ 1.200 mais encargos, a empresa fica com um prejuízo de aproximadamente R$ 100 por funcionário.”

Regras

O monitoramento é permitido desde que obedeça a algumas regras: o empregado tem que ter conhecimento que está sendo filmado, por exemplo. “A empresa sempre deve apresentar essa informação ao funcionário com um documento que deve ser assinado por ele”, destaca Simone.

Segundo Simone Varanelli Lopes, o monitoramento é permitido desde que as regras sejam claras

As formas mais utilizadas pela empresa para controle do ambiente de trabalho são: vídeo, monitoramento de e-mails, de acesso à internet, bloqueio a determinados softwares e páginas online, vistoria de documentos e programas instalados no computador e acompanhamento de chamadas telefônicas.

O monitoramento do e-mail corporativo é permitido, pois ele é concedido pelo empregador para que o funcionário cumpra suas atividades. “Hoje em dia, o e-mail é aceito como prova na Justiça do Trabalho”, ressalta Simone. Por isso, o trabalhador tem que ter consciência de não utilizá-lo para assuntos pessoais.

Limites

A empresa também deve saber que só pode utilizar as imagens e e-mails para preservação da propriedade. “Qualquer que seja a outra finalidade, a empresa pode ser acusada por danos morais”, analisa Simone.

Segundo Juliana Abrusio, professora de Direito Eletrônico da Universidade Presbiteriana Mackenzie, a empresa pode fixar tais regras. Entretanto, deve seguir normas, como perceber qual a necessidade do monitoramento, ser transparente com os funcionários e deixar claro que isso é apenas para controle da empresa. “A vigilância envolve a privacidade das pessoas. Há regulamentos a serem seguidos para que isso não vá contra a lei e os direitos de cada um.”

Simone Lopes adverte ainda que há restrição para os locais onde serão realizadas as filmagens. “Locais destinados à privacidade do funcionário não podem ser filmados, como banheiros, salas de descanso e refeitórios.”

Seu email está sendo monitorado

Você pode ter problemas se usar o correio eletrônico da empresa para assuntos pessoais. Saiba evitar

A Constituição Federal garante o direito ao sigilo de sua correspondência, inclusive a eletrônica, mas isso não se aplica quando você usa o equipamento da empresa e o endereço de e-mail corporativo (aquele com o nome da companhia). Ou seja, que deve ser usado somente para o trabalho. Especialistas em direito trabalhista ressaltam que as regras sobre uso de correio eletrônico válidas para os funcionários das empresas se aplicam também para trainees e estagiários. Nessas regras está incluída a permissão para o monitoramento das mensagens enviadas e recebidas.

Vigilância - A primeira recomendação dos especialistas é para que o trainee e o estagiário se informe sobre essas regras logo no primeiro dia de trabalho. “Se o e-mail é da empresa, ela tem o total direito de monitorar o acesso, mas os empregados necessitam ter absoluta consciência disso”. É recomendável que as companhias tenham regras claras sobre esse uso e que estas sejam divulgadas a todos os funcionários.

Punições - O monitoramento das mensagens possibilita que a empresa saiba se algum funcionário faz um trabalho paralelo no horário de expediente, divulga informações sigilosas ou mesmo faz brincadeiras com outros colegas. Em todos esses casos, o trainee pode ser punido assim como os demais funcionários. A regra não se aplica ao estagiário, que não pode ser suspenso ou demitido por justa causa porque não tem vínculo trabalhista, mas seu contrato pode ser rescindido a qualquer momento. Em outras palavras, também pode ser mandado embora.

Bom-senso - O melhor caminho para se evitar constrangimentos é o bom-senso. “O empregado até pode usar o e-mail da empresa para enviar uma mensagem para um familiar, por exemplo, todavia é necessário ficar atendo ao conteúdo e à frequência com que isso é feito”.

Webmail - A solução é enviar mensagens pessoais por webmail. Nesses casos, a empresa não tem o direito de monitorar as mensagens, mas podem impedir que o equipamento dê acesso a esse serviço. Recomenda-se às empresas que adotam regras rígidas sobre mensagens eletrônicas que deixem pelo menos um acesso livre à internet, como em um quiosque, para uso pessoal dos funcionários.

Uso do e-mail no trabalho exige cuidados

Organização das mensagens e regras de etiqueta ajudam a evitar constrangimentos

Com a enxurrada de e-mails que invadem as caixas de mensagens dos profissionais, diariamente, a administração dessas informações pode ser tornar algo complicado.

Além disso, o uso cada vez mais intenso dessa ferramenta de comunicação faz com que muitas pessoas respondam de forma quase automática, deixando para trás regras essenciais para o bom entendimento da mensagem e até para evitar situações constrangedoras.

Por isso, na opinião de Silvia Andrade Burim, coordenadora pedagógica de idiomas da FAAP, mesmo com a proliferação da comunicação digital, algumas vezes o melhor é recorrer a métodos tradicionais, como telefone e reuniões. “Se o profissional tem muitos assuntos para discutir o melhor é agendar um encontro para esclarecer as questões”, afirma.

O fundador da Micro Frequency, empresa especializada em soluções corporativas para gerenciamento e monitoramento da Internet, Orácio Kuradomi destaca que abordar diversos temas em uma mensagem o remetente corre o risco do destinatário resolver um dos pontos e excluir o e-mail, deixando as demais tarefas pendentes. Por isso, ele aconselha a encaminhar um e-mail para cada assunto a ser resolvido.

Silvia, da Faap: se há muitos assuntos para discutir, o melhor é agendar uma reunião

Quando o melhor é falar

Discussões e feedbacks também devem ser conduzidos, de preferência, pessoalmente. “Em algumas situações o melhor é falar diretamente para evitar qualquer mal entendido”, diz Silvia.

Na opinião dela, o vai e vem de mensagens envolvendo uma só questão também é sinal de que a comunicação escrita pode estar sendo pouco eficiente. “Se o profissional encaminha o e-mail, o colega responde, e o ciclo se repete mais de uma vez é hora de buscar outra forma de comunicação”, afirma. “Quando o nível de detalhamento é elevado, significa que a mensagem não está clara”, explica.

Assuntos urgentes pedem, ao menos, um telefonema. Na opinião de Kuradomi, o melhor é evitar enviar mensagens esperando retorno imediato, pois o destinatário pode não estar na empresa ou acessar o e-mail algumas vezes por semana. “Não acho que o e-mail seja a melhor forma de comunicação, especialmente em casos de urgência”, afirma a coordenadora da FAAP.

Redação

O cuidado ao redigir o texto é outro ponto fundamental. O profissional deve evitar gírias e palavras inteiras com letras maiúsculas, que dão a sensação de que o remetente está gritando, além de ficar atento à acentuação.

Reler o e-mail antes de encaminhar é importante para evitar erros de português, que passam uma imagem despreocupada. O assunto também exige cuidado redobrado. “Este é o principal campo, pois é nele que o remetente resume a mensagem principal. Por isso é essencial que ele seja claro”, afirma Kuradomi.

Anexos

Evite enviar a mensagem principal em um arquivo anexo, pois isso obriga o profissional a clicar em diversas mensagens até chegar ao que interessa. Além disso, o remetente deve ficar atento ao encaminhamento de muitos anexos ou de arquivos pesados. Algumas vezes isso faz com que o e-mail fique bloqueado no servidor ou que demore muito para ser recebido.

Organização

Com tantos e-mails circulando, concentrar as mensagens na caixa de entrada pode ser improdutivo. “O ideal é manter só os e-mails de alta prioridade na caixa de entrada”, afirma Kuradomi. Outra dica importante é organizar seu sistema, criando pastas para clientes, fornecedores, urgentes etc. Algumas soluções permitem, inclusive, criar regras. Assim, se o usuário determina que o e-mail do chefe deve ir para uma pasta diferenciada, o sistema faz isso automaticamente.

Outra sugestão de Kuradomi é manter mais de uma conta de correio eletrônico. Assim, cria-se um e-mail para uso profissional, outro para uso pessoal e o terceiro para listas de discussões e grupos.

Gostou das postagens? Que tal compartilhar? Indique!
Clique acima e compartilhe por e-mail, Twitter, Facebook...