Veja 12 passos para fazer uma excelente apresentação

Conhecimento do público alvo e objetivos são pontos cruciais neste momento

Fazer uma apresentação parece uma tarefa fácil, mas não é. Há sempre aquela ansiedade que antecede a aparição em público ou um nervosismo natural de quem não está acostumado a falar para outras pessoas, mesmo que sejam seus próprios colegas de trabalho. Vamos escrever uma série para ajudá-lo a desvendar esse mistério e dominar as etapas básicas de uma apresentação.
Hoje mostraremos os primeiros passos na hora de criá-la. Mãos à obra:
Como preparar uma apresentação:
1. Antes de começar a escrever, trace seus objetivos. Descubra a finalidade da apresentação por meio de três perguntas cruciais: Quem é meu público? O que eles precisam saber essencialmente? Como passar a mensagem ao público através da apresentação?
2. Escreva um rascunho da apresentação utilizando fichas ou recados adesivos. Anote cada ponto que pode ser discutido e reorganize-os para obter um esboço da apresentação
3. Faça uma progressão lógica. Verifique se cada slide está ligado ao anterior. Se algum slide puder atrasar ou não se encaixar na apresentação, é melhor excluí-lo
4. Seja incisivo e utilize uma linguagem direta para alcançar o ponto central do assunto.
5. Um bom elemento visual vale mais do que mil palavras. Os principais pontos devem se apoiar em quadros, gráficos ou figuras que sirvam para ilustrar o assunto
6. Divida o assunto em dois slides ou mais, de forma sucinta
7. Mantenha sempre o mesmo tipo de transição. Uma grande variedade de transições entre slides pode tornar a apresentação visualmente confusa
8. Nunca deixe que os efeitos especiais arruínem sua apresentação. Efeitos especiais devem ser utilizados moderadamente para evitar exageros. Jamais use efeitos para cobrir uma falta de conteúdo
9. Utilize marcadores para acentuar os pontos principais. Não use mais do que seis palavras por item, seis marcadores por página e seis páginas de texto por fila
10. Evite usar fonte menor do que o tipo 18. Use itálico eventualmente e escolha uma fonte de fácil visualização tanto na tela quanto no papel
11. Escreva na voz ativa e não na passiva. Verifique se há erros de ortografia, concordância e sintaxe que possam comprometer a credibilidade da apresentação. Evite jargões e gírias: elas só obscurecem o texto
12. Evite usar os modelos de apresentação que existem por aí. Eles estão tão batidos que acabaram virando clichês visuais. Muitos sites oferecem diversos modelos que podem ser baixados da rede e que podem dar uma roupagem nova a sua apresentação.

 

 

 

ANATOMIA DE UMA APRESENTAÇÃO

Uma apresentação pode ser dividida em várias partes, ou pode seguir a regra geral de uma estrutura de três partes. No começo, introduz-se o tema que se quer apresentar. Este será inserido no meio e para finalizar, faz-se um resumo do que foi apresentado. Portanto, uma apresentação tem começo, meio e fim.
A estrutura de uma apresentação deve ser como segue:

  1. Introdução
  2. Corpo
  3. Resumo e conclusão

O conteúdo dos detalhes do tema deve ser incluso no CORPO da apresentação já descrita na introdução. Para uma estrutura mais clara que ajude a platéia a acompanhar as informações e lembrar-se delas, o CORPO pode ser dividido em varias partes. A divisão pode ser feita assim:

  1. Introdução
  2. Corpo de informações
    Primeira parte – a – b
    Segunda parte – a – b
    Terceira parte – a – b
  3. Resumo/Conclusão

Preparação de uma apresentação:

  • Identificação pessoal, especialidade, cargo/ocupação, etc.
  • Assunto/Tema do Evento
  • Uma síntese do tema e sua estrutura.
  • Objetivo do seu TEMA, o que será apresentado.
  • Referencia do tipo de apoio visual que se planeja usar.
  • Referencia ao tempo da apresentação.
  • Referencia às perguntas e discussão.
  • Resumo e conclusão.

Identificação pessoal, especialidade, cargo/ocupação, etc:

A indentificação deve ser simples e breve. Você deve agradecer o(a) presidente(a) da mesa, cumprimentar a platéia/ouvintes, identificar-se e, em seguida, iniciar. Pode-se seguir o exemplo abaixo:

      Obrigado, Sr. (Sra.) Presidente(a)
      Bom dia/boa tarde, senhoras e senhores
      (Se for necessário ou apropriado, diga o seu nome completo, sua especialização e sua origem.)
      É um prazer estar aqui com vocês para falar sobre...

    Assunto/Tema do evento: Deve ser algo que chame a atenção dos ouvintes e desperte curiosidade.

        O tema da minha apresentação se refere a...
        Gostaria de falar e discutir a respeito de...
        O tema deste encontro trata-se de...
        Vou falar sobre...
        Quero falar algumas palavras a respeito de...
        Meu assunto hoje se refere a ...

      Uma síntese do tema e sua estrutura:

          Dividi minha apresentação em (três) partes...
          Minha apresentação será feita em três partes...
          Vou dividir a minha apresentação em...partes...
                    Na primeira parte, vou falar sobre...
                    Na segunda, vou tratar de...
                    Por último, (Finalmente) apresentarei...
          Ou
                    Em primeiro lugar...
                    Em seguida,
                    Dando seqüência...
                    Por fim...
          Ou
                    O primeiro ponto a ser abordado será...
                    O segundo se refere a ...
                    E por último, gostaria de resumir (ou falar sobre)...

        Objetivo do seu tema, o que será apresentado:

            Explique aqui se será utilizado qualquer outro tipo de material além do equipamento de apoio visual.

          Referência ao tipo de apoio visual que se planeja usar:

              Vou utilizar, também, material visual para dar suporte à minha apresentação...
              Será utilizado material visual para melhor expor a minha apresentação...

            Referência ao tempo da apresentação:

                Minha apresentação levará 20 minutos...
                Esta apresentação deverá levar cerca de 20 minutos...

              Resumo e conclusão:

                  Bem, (Portanto,) com isso já estou chegando ao final do meu tema. Gostaria de resumir os pontos principais que foram abordados...
                  Ou,
                  Isto conclui a parte principal do meu tema. Agora, gostaria de resumir os principais pontos desta apresentação...
                  Ou,
                  Gostaria de finalizar este tema enfatizando algumas observações com base no que foi discutido...
                  Ou,
                  Agora, gostaria de encerrar esta apresentação com uma breve conclusão...
                  Ou,
                  Isto encerra o meu tema. Muito obrigado.
                  Ou,
                  Gostaria de encerrar (esta apresentação) dizendo...
                  Ou,
                  Antes de concluir esta apresentação gostaria de dizer...
                  Ou,
                  Gostaria de encerrar este tema com

                  • um resumo dos pontos principais
                  • uma breve conclusão

                Planejamento e preparação para uma apresentação mais eficaz:

                    Preparação de uma apresentação:

                  1. Competência: Conhecimento do assunto e habilidade para repassar essas informações aos ouvintes.
                  2. Dinamismo: Estilo dinâmico. Algumas apresentações podem ser muito competentes em vários aspectos mas são monótonas (cansativas)!
                  3. Coordenação: Seqüência da estrutura do tema e do manuseio do material visual.
                  4. Entusiasmo: O orador deve deixar bem claro a importância do assunto para a sua platéia.
                  5. Clareza: Tanto o discurso quanto o material visual devem ser apresentados de forma clara e compreensiva.

                  Possíveis perfis de uma platéia que poderia afetar uma apresentação:

                      Nível ou conhecimento técnico – Expectativa – Porte da platéia (ou número de pessoas).
                      Habilidade de concentração.
                      Capacidade para se lembrar (recordar) – Interesse e comprometimento

                    Competência do orador e técnica:

                    1. Conhecimento
                    2. Técnica da apresentação
                      1. competência
                      2. organização
                      3. entusiasmo
                      4. clareza
                    3. Como evitar técnicas de apresentação ineficientes:
                      1. Fique atento ao tempo estipulado
                      2. Cuidado com material visual fora de seqüência ou exibido no momento errado.
                      3. Evite ler textos ou ficar confuso
                      4. Não fale rápido demais
                      5. Não perca suas anotações
                    4. Pontos importantes a serem lembrados:
                      • Objetivo da apresentação
                      • O que se espera alcançar
                      • Informe-se sobre a sua platéia (perfil, nível, interesse, etc.)
                      • Escreva sua apresentação
                      • Verifique a linguagem (gramática, estilo, consistência)
                      • FAÇA-A DE MANEIRA SIMPLES (USE A SIMPLICIDADE)
                      • Decisão do tipo de material visual
                      • Verifique os equipamentos
                    5. Conteúdo:
                      • O que incluir
                      • Duração/extensão (profundidade de detalhes técnicos dependendo do nível da platéia)
                    6. Seqüência:
                      • Início, meio, fim, resumo
                    7. Apresentação:
                      Estilo:
                      • formal/informal
                      • entusiasmo/confiança
                      • clareza
                    1. Tom (voz):

                      • variável/volume
                      • pausa/velocidade

                      Linguagem (expressão) corporal:

                      • contato com o olhar
                      • gesto/movimento
                      • postura (não fale de costas para sua platéia)
                    1. Material visual:
                      Tipo / ordem / nitidez / prática
                    2. Anotações / apresentação / linguagem
                      1. simples / clara
                      2. ortografía
                      3. duração
                      4. símbolos ou sinais das idéias-chave (idéias principais) da estrutura

                    Em um congresso médico é possivel que a expectativa seja a seguinte:

                    1. Provavelmente muito formal.
                    2. Muita expectativa em termos de suporte técnico com grande quantidade de detalhes.
                    3. Alto nível de conhecimento específico – platéia de profissionais.
                    4. Uso de suporte visual com informações essenciais com possíveis publicações futuras (no caso de procedimentos do congresso).

                    Material Visual:

                    Tipos de suporte visual:

                        Video/Filmes
                        Fotografias
                        Diagramas
                        Mapas ou Quadros
                        Gráfico de setores
                        Tabelas
                        Gráfico Linear

                            Gostaria de mostrar a vocês...
                            Dê uma olhada neste gráfico (nesta tabela, etc.)
                            Aqui, podemos ver...

                        É preciso certificar-se de que o material visual esteja bem preparado, bem escolhido e claro. Procure mantê-lo ao mínimo – o padrão é um por minuto. Nunca exiba um material até que você esteja pronto para falar a respeito, do contrário você pode ficar confuso (ou atrapalhado).

                        • O material visual ajuda a fixar as informações na memória.
                        • Mostre as informações que você não consegue expressar com facilidade em palavras.
                        • Realce as informações e as partes do material visual mais significativas.
                        • Desperte a atenção da platéia para absorver as informações utilizando recursos audio-visuais.
                        • Organize o assunto de maneira diversificada para aumentar interesse da platéia.
                        • Economize tempo.
                        • Esclareça informações complexas.
                        • NÃO FALE DE COSTAS PARA SUA PLATÉIA
                        • Nunca faça do visual a principal atenção.

                        Técnicas de apresentação:

                        Oradores devem sempre apresentar-se de pé caso não esteja utilizando recursos de computação. Em apresentações mais demoradas, permite-se sentar para expor algum segmento.

                        Se houver um pódio, os oradores não devem se movimentar. Normalmente, um pódio limita movimentos.

                        Muitas vezes um movimento é prático e desejável.

                        Você deve sempre olhar para sua platéia e para as diferentes pessoas.

                        Certifique-se, sempre, com seus organizadores, de que todos os equipamentos estejam funcionando.

                        Ao usar transparências com retro-projetores, use sempre um bastão.

                        Ao usar um bastão na tela, lembre-se de não ficar se movimentando.

                        Tente não usar um "script"; o uso de fichas com dicas é mais facil.

                        O uso de anotações é permitido. Certifique-se de que haja suficiente contato com a platéia.

                        Uma boa apresentação se assemelha a uma atuação teatral – você precisa ser um ator. Se seu tempo estiver esgotando, acelere sua apresentação mas de forma concisa e consistente.

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